Bygga nytt

Vad kan ett affärssystem för hantverkare lösa för problem?

Olika branscher har olika behov och därmed utformas affärssystem utifrån dessa. Exempelvis finns det affärssystem som är speciellt tillverkade efter de behov och den funktionalitet som hantverkare ofta efterfrågar. Kortfattat så innebär detta att man spar tid och skapar säkra rutiner.

Ett affärssystem är en helhetslösning som underlättar administrationen för ett företag. Det innebär exempelvis att orderhantering, fakturering, löner och ekonomisk översikt kan ske i ett och samma system. Detta till skillnad mot att ha lönesystem, ett ordersystem, ett fakturasystem osv. Genom att ha allt sammankopplat blir det betydligt enklare att få överblick och spara tid.

Ordrar och fakturering

Denna del är grunden i de flesta affärssystem. De ordrar som kommer in kan lätt hanteras, sorteras och prioriteras. De kan även delas ut till olika hantverkare så alla får överblick gällande vilka jobb som just nu är löpande. När sedan arbetet är slutfört skickas fakturan till kunden via samma system. Ofta går det även att se om kunden betalat fakturan eller inte.

Detta är grunden och något som inte är specifikt för just hantverkare. På detta byggs sedan specifika funktioner som anpassas utifrån den bransch man är verksam inom. För hantverkare gäller kan exempelvis följande funktioner hittas.

Orderhantering av hantverkaren

Själva funktionen kan benämnas med olika ord men handlar om att hantverkarna ska kunna dokumentera och effektivisera arbetet ”ute på fältet”. Så fort material används noteras detta i systemet varpå kunden sedan kan faktureras för detta. En tjänst som därmed används när de jobbar på timme och inte vid fast pris där både arbete och material ingår. Samtidigt kan det vara bra att ha kontroll på hur mycket material som gått åt till olika projekt.

Hantverkaren kan även ta bilder på olika projekt, installationer m.m. och sedan ladda upp detta direkt i ordersystemet. Bilden kan därefter skrivas ut på kontoret, bifogas till kunden eller enbart lagras för framtida dokumentation.

I denna orderhantering finns även tillgång till checklistor. Listor som tydligt visar hur arbetet ska flöda och vad som ska göras inom olika projekt. På detta sätt kan ny personal lätt ta över ett projekt som en annan hantverkare redan påbörjat. Överlag handlar det alltså om att få ett tydligt flöde i arbetet och hitta vägar till effektivisering.

Grossistkoppling

En funktion som karaktäriserar affärssystem för hantverkare är att dessa kan vara kopplade mot grossister. Därmed går det att via samma system lägga beställningar hos de större grossisterna i landet.

Läs mer på https://www.hantverksdata.se.

16 nov 2018