Pignus checklista: 10 vanliga misstag vid upphandling av säkerhetssystem – och hur du undviker dem

Ett väl fungerande säkerhetssystem skyddar människor, verksamhet och tillgångar – men bara om det är rätt upphandlat från början. Tyvärr görs ofta fel som leder till fördyringar, tekniska problem och i värsta fall uteblivet skydd. På Pignus har vi sett mönstren upprepas: samma misstag dyker upp i olika projekt, oavsett bransch eller storlek.

Här är en checklista med 10 vanliga misstag vid upphandling av säkerhetssystem – och konkreta tips på hur du undviker dem.

1. Otydlig kravställning

Problemet: Kraven i upphandlingsunderlaget är för vaga eller allmänt formulerade.

Konsekvens: Leverantörer tolkar fritt, och systemet som levereras motsvarar inte verksamhetens behov.

Lösning: Definiera tydligt vad som ska skyddas, hur systemet ska fungera och vilka funktioner som är kritiska. Ta gärna hjälp av en säkerhetskonsult för att skapa ett genomarbetat underlag.

2. Fokus på pris – inte funktion

Problemet: Lägsta pris prioriteras före kvalitet och långsiktig funktionalitet.

Konsekvens: Systemet blir billigt initialt, men kostsamt i drift, support och framtida utbyggnad.

Lösning: Jämför totalekonomi, inte bara inköpspris. Be om livscykelkostnad och referenser på liknande installationer.

3. Ingen förankring i verksamheten

Problemet: Säkerhetssystemet upphandlas av en avdelning utan att involvera de som faktiskt ska använda det.

Konsekvens: Systemet blir krångligt, används fel – eller inte alls.

Lösning: Involvera driftpersonal, användare och teknikansvariga tidigt. Då skapas lösningar som fungerar i praktiken.

4. Underskattad framtida flexibilitet

Problemet: Systemet designas för dagens behov – men inte för morgondagens.

Konsekvens: Svårt att bygga ut, integrera nya funktioner eller växa med verksamheten.

Lösning: Välj system med öppen standard och skalbarhet. Ställ krav på möjlighet till integration med andra system.

5. Bristande juridisk kontroll

Problemet: Kamerabevakning eller personuppgifter hanteras utan tillräcklig koll på GDPR och andra regler.

Konsekvens: Risk för böter, rättsliga påföljder och förtroendeskador.

Lösning: Se till att leverantören har koll på juridiken och hjälper till med dokumentation, skyltning och behörighetsstyrning.

6. Ingen testfas eller pilot

Problemet: Systemet installeras i full skala direkt, utan att först testas i mindre skala.

Konsekvens: Fel upptäcks för sent och blir dyra att åtgärda.

Lösning: Begär en pilotinstallation eller testmiljö. Då kan både teknik och användare testas innan full utrullning.

7. Glömt underhåll och support

Problemet: Fokus ligger bara på installation – inte på hur systemet ska skötas efteråt.

Konsekvens: Systemet fungerar sämre över tid, larm uteblir, uppdateringar missas.

Lösning: Säkerställ att service, uppdateringar och support ingår eller finns tillgängligt i avtal. Välj leverantör med dokumenterad driftsupport.

8. Oklara ansvarsroller

Problemet: Ingen vet vem som har ansvar för vad – drift, larmhantering, uppdateringar, incidenter.

Konsekvens: Fel hanteras inte, larm faller mellan stolarna och ingen tar ansvar vid händelser.

Lösning: Klargör ansvarsfördelning i avtal och interna rutiner. Ha en tydlig kontaktperson på både kund- och leverantörssida.

9. Otillräcklig dokumentation

Problemet: Ingen eller dålig dokumentation av systemets konfiguration, inställningar och installation.

Konsekvens: Svårt att felsöka, uppgradera eller byta leverantör i framtiden.

Lösning: Kräv utförlig dokumentation som lämnas över efter installation. Den ska inkludera ritningar, inställningar, användarmanualer och kontaktvägar.

10. Ingen plan för utbildning

Problemet: Slutanvändare vet inte hur systemet fungerar – eller vågar inte använda det.

Konsekvens: Felaktig användning, inaktiva larm eller system som inte används.

Lösning: Se till att utbildning ingår i leveransen. Det bör finnas stödmaterial, genomgångar och möjlighet till uppföljning.

Säkerhet börjar redan i upphandlingen

En modern säkerhetslösning handlar inte bara om teknik – utan om struktur, tydlighet och långsiktighet. Genom att undvika de här vanliga misstagen sparar du både tid och pengar, och får ett system som fungerar i vardagen.

Pignus hjälper verksamheter att göra rätt från början. Med erfarenhet från både privat och offentlig sektor erbjuder vi stöd i hela upphandlingsprocessen – från behovsanalys till färdig lösning.

Säkerhet är en investering. Rätt upphandlad blir den både hållbar och trygg.